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Per fortuna o per sfortuna non lo so, ma sono diversi anni che passo almeno la metà del mio tempo lavorativo “da remoto”. Ora, “da remoto” nel mio caso e probabilmente anche nel vostro non significa necessariamente “da casa”, magari significa da un altro ufficio, dal mare, da un cliente, in ufficio ma con un cliente in un’altra sede, dall’albergo, etc.

Ora, se quella della foto sopra è l’immagine che vogliamo dare, la verità è spesso più simile alla foto qui sotto (ciao grande Nunzio):

Per qualcuno, quello che stiamo affrontando in questi giorni è tutto nuovo, e in tanti hanno sempre detto cose tipo “Ma nel mio lavoro non è possibile”, “Parlate facile voi che siete… giovani/tecnologici/…”. La realtà è che, per quante motivazioni possiamo avere per resistere al cambiamento, questo arriverà a prescindere da noi e dalle nostre decisioni di adottarlo o meno. Per questo ho pensato di scrivere due parole, senza pretesa di insegnare niente, ma per condividere un’esperienza che magari per qualcuno può essere utile, anche se non necessariamente dobbiamo essere d’accordo.

Lo smart working o tele-lavoro è una realtà in un sacco di ambienti, da un sacco di tempo. In questa circostanza, se noi – nel caso dei lavoratori autonomi o freelance – non ci adattiamo o se le nostre aziende non hanno processi in piedi per funzionare anche in questo modo, chi si sarà adattato “vincerà” e noi rimarremo indietro. Farlo tutto d’un tratto è con ogni probabilità peggio che farlo gradualmente, ma da qualche parte bisogna pure iniziare. Può non esser facile, per chi non l’ha mai fatto, e ci sono almeno due ordini di ostacoli:

  1. Mentali
  2. Tecnologici

Gli ostacoli mentali

Alcuni di noi sono portati a credere che se non “teniamo sotto controllo” chi lavora con noi, i risultati non arriveranno. È un po’ la storia del “lontano dagli occhi, lontano dal cuore” di cui tutti abbiamo avuto esperienza in adolescenza, che fossimo vittime o carnefici. Ci teniamo un sacco che si stia dal primo all’ultimo minuto “a lavoro”, e magari premiamo chi si ferma più degli altri in ufficio. Chi lavora troppo, è perché lavora peggio. Lavorasse bene, finirebbe prima, non dopo. Dobbiamo – da imprenditori, notoriamente un mestieraccio – uscire da queste logiche e circondarci di collaboratori che condividano la missione e gli obiettivi dell’azienda di cui facciamo parte. Un’atmosfera di fiducia e stima reciproca insieme all’allentamento della “presa”, da parte di chi decide, che sia manager e/o imprenditore, gioverà senza dubbio alla vostra azienda e alla vita delle persone che ne fanno parte.

Gli ostacoli tecnologici

Molte aziende non sono pronte tecnologicamente per affrontare questo momento, né più in generale il tema dello smart working. Qualcuna magari invece lo è, ma non conosce gli strumenti giusti. Per la mia esperienza di micro-imprenditore (lascerò da parte quindi tutta una serie di blasonate soluzioni Enterprise molto performanti e molto costose oltre che spesso complesse da gestire), quelli migliori sono questi:

• Computer portatile (da preferire al fisso) e server Cloud (da preferire agli Hard Disk)

Se avete 3/5/10 dipendenti, tutti con postazione fissa in ufficio, e vi trovate a dover lavorare da remoto, senza aver impostato un Server accessibile tramite internet che contenga i vostri file, probabilmente siete un po’ fregati 😱

Esistono un sacco di soluzioni, dalle più alle meno sofisticate e dalle più o meno “sicure”, ma per la maggior parte dei casi mi sentirei di dire che un abbonamento a GSuite, nelle opzioni Basic o Business, sia più che sufficiente. Con meno di 100€/anno per utente vi portate a casa archiviazione in Cloud, account di posta personalizzati, Google Calendar (fondamentale!) e Meet, il tool per video-conferenze che personalmente uso di più.

Non è detto che tutti abbiano un computer a casa adatto per lavorare, per cui – quando devo scegliere io – scelgo sempre computer portatili, in modo che all’occorrenza uno possa portarseli dietro (in più, ormai tutti i portatili hanno webcam e microfono integrati, fondamentali per lo smart-working, mentre questo non sempre è vero per i computer fissi).

Trello (Task management) www.trello.com

Trello è un tool che ho visto essere usato per fare miliardi di cose. In sostanza, è uno strumento collaborativo che ci aiuta ad essere più organizzati e allineati. È organizzato in colonne, e si possono spostare le schede da una colonna all’altra. Per capirci, tre colonne di esempio potrebbero essere “Da fare”, “Facendo”, e “Fatto”. Lo uso con i team perché ci permette di essere sempre aggiornati sulle scadenze e lo stato di avanzamento dei progetti, eliminando tutte le comunicazioni inutili tipo: “Fatto questo?”, “Fatto quello?”, “Ti ha risposto Tizio?”, etc.

Todoist (Task manager) www.todoist.com

Todoist è un task manager (non l’unico, ma quello con cui mi sono trovato meglio). Può essere usato sia da team sia da persone singole. Io, tramite alcune integrazioni che lo fanno “parlare” con Trello, lo uso come Task manager personale: è lo strumento che più di tutti mi aiuta a mantenere le promesse. Dentro, ci sono tutte le cose che devo fare. Sono a un passo dallo scriverci che devo andare in bagno, per capirci. È uno strumento super-flessibile, adatto a gestire dai progetti più complessi alla lista della spesa ed è disponibile in due opzioni: free o a pagamento (che a poche decine di euro l’anno offre qualche funzionalità in più agli impallinati tipo me, ma il mio consiglio è iniziare con la versione free e se diventate heavy users valutare l’upgrade).

Slack (Collaboration hub) www.slack.com

A qualcuno piace, a qualcuno no. A me continua a stare simpatico. Slack è un hub di collaborazione dove possiamo comunicare tramite “canali” (ad esempio organizzandoli per settore: “marketing”, “sviluppo”, “amministrazione”, …) e anche privatamente con gli altri utenti. Usato nel modo giusto elimina un sacco di e-mail e di messaggistica istantanea (WhatsApp, Telegram), strumenti che usiamo fin troppo dove le cose importanti rischiano di finire sepolte nei meandri dei meme e delle offerte commerciali. Inoltre, ha un sacco di integrazioni con GSuite (Calendar, Meet, Drive, …) e praticamente qualunque altro strumento vogliate utilizzare.

Quello che ho scritto non ha pretesa accademica né di esaustività, e so che ci sono settori in cui vuoi per complessità delle azioni da intraprendere o di quantità di dati da gestire, vuoi per policy aziendale, questi strumenti non sono i più adatti da usare. Allo stesso tempo, per un sacco di piccole aziende e di imprenditori o freelance che si stanno chiedendo “come faccio a”, magari qui c’è qualche spunto, anche se questo post non vuole essere di certo una guida allo smart working né una consulenza di Digital Transformation 🙂

Bonus tip per utenti interessati alla privacy:

  • Brave Browser: un browser open-source basato sul progetto Chromium. Fico, veloce e rispettoso della privacy (almeno, più rispettoso degli altri).

Bonus tip per chi usa iPhone, iPad e/o Mac:

  • Bear (Note-taking app): questa purtroppo è solo per utenti Apple, ma sono sicuro che chi usa Android conoscerà tool altrettanto validi.
    Bear è l’unica app di note-taking che mi ha convinto ad abbandonare l’app nativa per prendere appunti di Apple e scrivere: ha un’interfaccia magnifica e una modalità di organizzazione delle note di cui – senza saperlo – sentivo la mancanza. È diventata la prima app su cui inizio a scrivere quasi qualunque cosa debba scrivere (e-mail, report, documenti, …) e mi aiuta a rintracciare roba anche vecchiotta con grande facilità.

Questi ultimi due non sono propriamente tool di collaborazione, ma ne sono talmente contento che ce li ho ficcati lo stesso, magari non li conoscete.

State riguardate e riguardati, ne usciremo presto, magari avendo imparato qualcosa in più.